Waar uw gegevens staan
Bij de hosting van Raiola Networks in Spanje (Europese Unie). Het is beheerde hosting, gedeeld met andere klanten van de provider, en het paneel bewaart elk account apart, buiten het openbare deel van de website. De formulierautomatisering draait op een aparte server in Frankrijk. De gegevens van uw bedrijf worden niet verkocht, niet voor reclame aan derden gegeven en niet gebruikt om een model te trainen. Ze verlaten de Europese Economische Ruimte alleen als uw bedrijf de AI-modus van de assistent inschakelt, en dan onder standaardcontractbepalingen.
| Welk gegeven | Waar het wordt bewaard | Hoe lang |
|---|---|---|
| Werknemersdossier: naam, functie, opleiding, toegewezen PBM, bevoegdheden | Hosting Raiola Networks, Spanje (EU) | Zolang het contract loopt. Daarna beslist u of we ze teruggeven, wissen of allebei: zonder uw instructie wordt niets gewist. |
| Locatiedocumentatie: procedures, LOTO, werkvergunningen, onderhoud, incidenten | Hosting Raiola Networks, Spanje (EU) | Zolang het contract loopt. Daarna beslist u of we ze teruggeven, wissen of allebei: zonder uw instructie wordt niets gewist. |
| Toegangslog van het paneel: wanneer werd ingelogd, met welk type browser en het account als cryptografische hash | Hosting Raiola Networks, Spanje (EU) | Zolang het contract loopt, volgens dezelfde regel |
| Factuurgegevens van uw bedrijf | Betaaldienstverlener in de EU en onze boekhouding | De verplichte fiscale en handelsrechtelijke termijn |
| Contact-e-mail en berichten die u ons via het formulier stuurt | E-mail gehost in de EU | Tot u ons vraagt het te wissen |
Wie er binnen kan
Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens. Elk account wordt apart bewaard en de server geeft alleen de gegevens van het ingelogde account terug: er is geen totaaloverzicht waarin een klant de gegevens van een ander kan zien.
- Vandaag logt u op het paneel in met één Google-account per bedrijf, zonder wachtwoorden die bewaard moeten worden. Rechten per persoon (wat een ploegleider of een operator ziet) bestaan nog niet: hebt u ze nodig, vraag het ons dan voor u abonneert.
- Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Het paneel is niet bereikbaar via onversleuteld HTTP.
- Aan onze kant is technische toegang tot de server beperkt tot de mensen die het systeem onderhouden, met een persoonlijke sleutel, en wordt die gelogd. We kijken niet uit nieuwsgierigheid of voor commerciële statistiek in uw gegevens.
- Moeten we ooit in uw account om een door u gemelde storing op te lossen, dan zeggen we dat vooraf en wordt het in de toegangslog vastgelegd.
Wat we doen bij een incident in onze infrastructuur
Dit gaat niet over wat er in uw fabriek gebeurt, maar over het uitvallen van onze server of iemand die zonder toestemming bij de machine met de gegevens van uw werknemers komt. In de rolverdeling van de AVG bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. De melding aan de toezichthouder, binnen de 72 uur van artikel 33, is dus aan u; onze plicht is u zonder onnodige vertraging te informeren en u alles te geven wat u nodig hebt. We leggen het schriftelijk vast: we melden het binnen 24 uur na ontdekking, met of zonder risico, zodat u 48 uur speling houdt.
Indammen
Isoleer wat geraakt is, trek inloggegevens in en bevries de servertoestand om die later te analyseren. Eerst stoppen, dan onderzoeken.
Beoordelen
Welke gegevens precies, van welke klanten, van hoeveel mensen, en of er echt risico voor die mensen is. Zonder dat antwoord heeft de melding geen zin.
Melden
U, binnen 24 uur: wat er gebeurd is, welke gegevens erbij betrokken zijn en wat we aanraden te melden. Is het risico voor betrokkenen hoog, dan helpen we ook met de mededeling aan betrokkenen die artikel 34 eist.
Achteraf uitleggen
Een schriftelijk rapport voor getroffen klanten: wat er faalde, wat er gedaan is, wat we veranderen zodat het niet opnieuw gebeurt. Zonder persbericht-taal.
De verwerkersovereenkomst
Artikel 28 AVG vereist een schriftelijke overeenkomst tussen u en ons. Geen decoratieve formaliteit: het is het document waar een inspecteur naar vraagt. Het wordt automatisch aangemaakt bij registratie van uw bedrijf, met uw gegevens al ingevuld, en staat vanaf dag één als pdf in het paneel, ongevraagd en kosteloos. U hoeft geen klant te zijn om het te lezen: u kunt het volledige contract met uw eigen gegevens hier genereren, afdrukken en aan uw adviseur geven voordat u iets afneemt.
- Welke gegevens we verwerken, waarvoor en hoelang — schriftelijk en concreet.
- De lijst met subverwerkers, met de toezegging u vóór elke wijziging te informeren.
- Wat er aan het eind gebeurt: u kiest of we alles in een open formaat teruggeven, wissen of allebei. We wissen niets vóór uw instructie en bevestigen het wissen schriftelijk.
Exporteren en wissen, wanneer u wilt
Uw gegevens zijn van u en vertrekken mag geen straf zijn. Geen „exporteer maar naar pdf en zoek het uit”, geen drie keer moeten mailen voor er iemand reageert.
- Volledige export in een open formaat (JSON) vanuit het paneel zelf, plus lijsten in CSV, zonder iemand iets te vragen en zo vaak u wilt.
- Verwijderen alleen als u erom vraagt. Wat u uit het paneel haalt, gaat 30 dagen naar een prullenbak voor het geval u zich vergiste, en wordt daarna verwijderd. Vraagt u om volledige verwijdering, dan voeren we die uit en bevestigen we die schriftelijk.
- Oefent een van uw werknemers zijn rechten bij u uit, dan geven wij u wat u nodig hebt om op tijd te antwoorden. Het is uw plicht, maar u staat er niet alleen voor.
Gezondheidsgegevens: wat we bewust niet bewaren
Met wie we werken
Niemand draait een dienst helemaal alleen. Dit zijn de betrokken leveranciers en waarvoor. Wijzigen we er een, dan publiceren we dat hier 30 dagen vooraf en kunt u bezwaar maken.
| Functie | Leverancier | Locatie |
|---|---|---|
| Paneel, database en bijgevoegde bestanden | Raiola Networks | Spanje (Europese Unie) |
| Hosting van de openbare website | Raiola Networks | Spanje (Europese Unie) |
| Contact-e-mail en automatische meldingen | Raiola Networks | Spanje (Europese Unie) |
| Automatisering die formulieren ontvangt en e-mails verstuurt | Hostinger | Frankrijk (Europese Unie) |
| Versturen van e-mails vanuit de automatisering | Brevo (Sendinblue SAS) | Frankrijk (Europese Unie) |
| Betalingen voor abonnementen en kits | Stripe Payments Europe | Ierland (Europese Unie), met waarborgen uit hoofdstuk V AVG voor de groep |
| Inloggen op het paneel (verantwoordelijke voor de eigen dienst) | Google Ireland | Ierland (Europese Unie) |
| AI-modus van de assistent, alleen als uw bedrijf die inschakelt | Anthropic, PBC | Verenigde Staten, onder standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en zonder gebruik van de gegevens om modellen te trainen |
We gebruiken geen analyse van derden, geen advertentiepixels en geen externe lettertypen: terwijl u surft, laden de site en het paneel niets van externe servers. De enige uitgaande stromen staan in de tabel: inloggen met Google, dat u zelf start, en de AI-modus, als uw bedrijf die inschakelt.
Wat we nog niet hebben
Dit deel schrijven we zelf, omdat we liever hebben dat u het hier leest dan het later ontdekt. Vergelijkt u leveranciers, stel de anderen dan dezelfde vragen.
- We zijn niet ISO 27001- of SOC 2-gecertificeerd en we zullen niet suggereren van wel. We passen goede praktijken toe, maar dat is geen certificering.
- We hebben geen externe beveiligingsaudit doorstaan. Zodra dat wel zo is, publiceren we hier wie hem uitvoerde, wanneer en wat eruit kwam.
- We versleutelen niet veld per veld in de database. Het verkeer is altijd versleuteld en elk account staat buiten het openbare deel van de website, maar dit „end-to-end-versleuteling” noemen zou onjuist zijn en dat doen we niet.
- We hebben geen 24/7-wachtdienst. Valt er ’s nachts iets uit, dan wordt het ’s ochtends vroeg opgepakt. Wat hoe dan ook geldt, is de melding binnen 24 uur bij een inbreuk, want daar hangt uw wettelijke termijn van af.
- In ontwikkeling: automatische back-ups buiten de hoofdhosting en rechten per persoon binnen elk bedrijf. Vandaag bewaart elk account zijn eerdere versies op de server zelf. Zodra het nieuwe klaar is, verhuist deze regel met datum naar de lijst hierboven.
Kan een klant of aannemer mijn paneel zien?
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop met betalen?
Gebruikt u onze gegevens om kunstmatige intelligentie te trainen?
Kan ik de verwerkersovereenkomst opvragen vóór ik iets afneem?
Een vraag die hier niet beantwoord wordt?
Schrijf ons en we antwoorden schriftelijk. Is de vraag goed, dan zetten we hem ook op deze pagina voor de volgende.
Schrijf IndustriaKit