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Registro de entrega de EPIs: qué campos necesita para servir de prueba

Por el equipo técnico de IndustriaKit · Más de 15 años de experiencia en el sector industrial · Actualizado: 2 de agosto de 2026 · Lectura: 9 min

El registro de entrega de EPIs es uno de esos documentos que casi todas las empresas tienen y que casi ninguna tiene bien. Suele aparecer como una hoja anual con una lista de nombres y una firma al lado, sin decir qué se entregó, cuándo ni por qué. Cuando llega una inspección, una auditoría o —lo que de verdad importa— un accidente, esa hoja no demuestra nada.

Este artículo explica qué obligaciones hay realmente detrás del EPI, qué campos debe llevar un registro de entrega para que sirva de prueba, y los cinco errores que se repiten en prácticamente todas las plantas.

El EPI es la última barrera, no la primera

Antes de hablar del registro conviene recordar dónde encaja el EPI. El artículo 15 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece los principios de la acción preventiva en un orden que no es decorativo: evitar el riesgo, evaluar el que no se puede evitar, combatirlo en su origen, y anteponer la protección colectiva a la individual.

El Real Decreto 773/1997, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la utilización por los trabajadores de equipos de protección individual, lo dice de forma aún más directa: los EPI se utilizarán cuando los riesgos no se puedan evitar o limitar suficientemente por medios técnicos de protección colectiva o mediante medidas de organización del trabajo.

Traducido a la práctica: si en una auditoría se ve que la respuesta a un riesgo de proyección de partículas es «gafas» y no hay ni una línea sobre apantallamiento, extracción o cambio de procedimiento, el problema no es el registro de entrega. Es la evaluación de riesgos.

Qué obliga a hacer el RD 773/1997

Las obligaciones del empresario se pueden agrupar en seis, y todas dejan rastro documental:

• Determinar los puestos que requieren EPI a partir de la evaluación de riesgos, indicando el riesgo concreto y la parte del cuerpo a proteger.
• Elegir el equipo adecuado, comprobando que responde a las condiciones existentes en el lugar de trabajo, que tiene en cuenta las exigencias ergonómicas y de salud del trabajador y que se adapta al portador tras los ajustes necesarios.
• Proporcionarlo gratuitamente. El artículo 14.5 de la LPRL es tajante: el coste de las medidas relativas a la seguridad y la salud en el trabajo no deberá recaer en modo alguno sobre los trabajadores. Descontar EPIs de la nómina no es una política de responsabilidad, es un incumplimiento.
• Velar por su utilización efectiva. Entregarlo no basta; hay que supervisar que se usa y actuar cuando no se usa.
• Asegurar el mantenimiento, incluida la limpieza, la reparación cuando proceda y la sustitución cuando el equipo pierda prestaciones.
• Informar y formar, incluyendo la organización de sesiones de entrenamiento en el uso del equipo cuando sea necesario, algo especialmente relevante en protección respiratoria y anticaidas.

El trabajador, por su parte, tiene la obligación de utilizar y cuidar correctamente los equipos y de informar de inmediato de cualquier defecto o daño que pueda entrañar una pérdida de eficacia protectora.

El marcado CE ya no viene del RD 1407/1992

Un detalle que sigue apareciendo mal en muchos procedimientos internos: la comercialización de EPIs se rige hoy por el Reglamento (UE) 2016/425, que sustituyó a la antigua Directiva 89/686/CEE y, con ella, al RD 1407/1992 que la transponía en España. Si el procedimiento de compra de la planta sigue citando el RD 1407/1992 como referencia viva, está desactualizado.

El Reglamento mantiene la clasificación en tres categorías según el riesgo, y esa clasificación condiciona lo que hay que archivar:

• Categoría I: riesgos mínimos (guantes de jardinería, gafas de sol de uso profesional). Autocertificación del fabricante.
• Categoría II: el resto, la mayoría del EPI industrial habitual (gafas de seguridad, cascos, calzado, guantes de riesgo mecánico). Requiere examen UE de tipo por organismo notificado.
• Categoría III: riesgos que pueden causar consecuencias muy graves o mortales —protección respiratoria, caídas de altura, sustancias químicas peligrosas, arco eléctrico, temperaturas extremas—. Además del examen UE de tipo, requiere control de la producción y, muy importante, formación específica y entrenamiento práctico.

Para categoría III, un registro que solo diga «entregado arnés» con una firma es claramente insuficiente. Tiene que poder demostrarse también el entrenamiento.

Los campos que debe llevar el registro de entrega

Este es el núcleo. Un registro que sirva como prueba debe permitir reconstruir, años después, quién tenía qué equipo el día de un incidente. Campos mínimos:

1. Trabajador: nombre y número de identificación interno.
2. Puesto de trabajo al que corresponde la entrega. Es el campo que enlaza el EPI con la evaluación de riesgos; sin él, el registro queda huérfano.
3. Descripción del EPI: tipo, marca y modelo. «Guantes» no identifica nada; «guante de protección química, marca X, modelo Y» sí.
4. Categoría (I / II / III) y norma EN de referencia (por ejemplo EN 388 para riesgos mecánicos, EN 374 para químicos y microorganismos, EN 166 para protección ocular, EN 397 para casco, EN 361 para arnés anticaidas, EN 149 para mascarilla filtrante).
5. Unidades entregadas.
6. Fecha de entrega.
7. Motivo: primera entrega, reposición periódica, deterioro, pérdida, cambio de puesto, cambio de modelo. Este campo es el que convierte el registro en un dato explotable: si un modelo concreto genera reposiciones cada tres semanas, o no es el adecuado o hay un problema de uso.
8. Talla o ajuste cuando aplique, y constancia del ajuste realizado en equipos que lo requieren.
9. Declaración de información recibida: que se ha entregado el folleto informativo del fabricante y que se ha informado del riesgo del que protege, del modo de uso, de las limitaciones y de las condiciones de almacenamiento y mantenimiento.
10. Firma del trabajador y del entregador, con fecha.

Para categoría III, añada dos campos más: referencia a la formación específica impartida (fecha y contenido) y, en equipos con vida útil limitada, fecha de fabricación o de puesta en servicio y fecha límite de uso.

Caducidad y vida útil: lo que casi nadie controla

Un EPI sin usar también envejece. Los materiales poliméricos se degradan con la luz, el ozono y la temperatura, y varios equipos tienen una vida útil declarada por el fabricante que corre desde la fabricación, no desde la entrega.

Los casos que más se descuidan:

• Arneses y elementos de amarre: vida útil declarada por el fabricante e inspección periódica documentada por persona competente. Además, retirada inmediata y definitiva tras haber detenido una caída.
• Cascos: fecha de fabricación moldeada en el casquete y sustitución tras cualquier impacto significativo, aunque no se aprecie fisura.
• Filtros de protección respiratoria: caducidad del filtro sellado y, sobre todo, criterio de cambio en uso. Los filtros de partículas se cambian por aumento de resistencia respiratoria; los de gases y vapores no avisan por olor de forma fiable, así que necesitan un criterio de tiempo de uso definido por escrito.
• Guantes de protección química: el tiempo de paso del producto concreto manda sobre la sensación del usuario. Un guante «que se ve bien» puede llevar media hora permeado.

Todo esto implica un segundo registro, complementario al de entrega: el control de stock y caducidades, con fechas de fabricación y límite de uso del material almacenado.

Almacenamiento y retirada

El RD 773/1997 obliga a que los EPI se almacenen en las condiciones que indique el fabricante. En la práctica esto significa lugar limpio, seco, sin exposición directa al sol y separado de disolventes y productos químicos, y no el típico cajetín junto a la zona de trasvases.

La retirada también debe dejar rastro. Cuando un equipo se retira por deterioro, caducidad o intervención en un incidente, lo correcto es registrarlo e inutilizarlo físicamente antes de desecharlo, para que nadie lo recupere de un contenedor y vuelva a ponerlo en servicio. Un arnés retirado que reaparece en obra es un escenario real, no teórico.

Cinco errores que se repiten en casi todas las plantas

1. La firma anual genérica. Una hoja donde el trabajador firma en enero «recibí los EPIs» sin detalle no acredita qué equipo tenía en septiembre. No sirve como prueba.
2. Reposiciones sin registrar. La primera entrega se documenta y las veinte siguientes se hacen de palabra en el almacén. El historial queda roto justo donde más información había.
3. EPI no vinculado al puesto. Si el registro no cita el puesto, no se puede comprobar que lo entregado corresponde a lo que exige la evaluación de riesgos. Es el primer cruce que hace un auditor.
4. Confundir información con formación. Entregar el folleto del fabricante no es formación. En categoría III hace falta entrenamiento práctico documentado.
5. No registrar la negativa de uso. Cuando se detecta que un trabajador no usa el EPI, la actuación debe quedar por escrito. La obligación de velar por el uso efectivo se demuestra con constancia de la supervisión, no con buenas intenciones.

Cómo montarlo sin morir en el intento

La estructura mínima que funciona son tres tablas enlazadas: un catálogo de EPIs (modelo, categoría, norma EN, vida útil, proveedor), una matriz puesto–EPI derivada de la evaluación de riesgos, y el registro de entregas que se alimenta de las dos anteriores mediante listas desplegables.

Con esa estructura, el registro deja de ser papel muerto: se puede sacar en un momento quién tiene equipo caducado, qué modelos generan más reposiciones y qué puestos tienen entregas pendientes. Y ante una inspección, la trazabilidad completa de un equipo concreto sale en segundos.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa descontar los EPIs de la nómina del trabajador?

No. El artículo 14.5 de la Ley 31/1995 establece que el coste de las medidas relativas a la seguridad y la salud en el trabajo no deberá recaer en modo alguno sobre los trabajadores. Los EPIs se proporcionan gratuitamente, y esto incluye las reposiciones por desgaste normal de uso.

¿Cada cuánto hay que reponer un EPI?

No existe una periodicidad legal única. La reposición se rige por la vida útil declarada por el fabricante, por el estado real del equipo y por los criterios de retirada definidos en el procedimiento interno. Lo que sí es exigible es que exista un criterio escrito y que cada reposición quede registrada.

¿Vale una firma anual genérica de recepción de EPIs?

No como prueba. Una firma anual sin detalle de equipo, modelo, fecha y motivo no permite acreditar qué protección tenía el trabajador en una fecha concreta. El registro debe ser por entrega, no por año.

¿Qué norma regula hoy el marcado CE de los EPIs?

El Reglamento (UE) 2016/425, que sustituyó a la Directiva 89/686/CEE y al RD 1407/1992 que la transponía. El RD 773/1997 sigue vigente, pero regula el uso de los equipos por los trabajadores, no su comercialización.

¿Qué pasa si un trabajador se niega a usar el EPI?

El empresario tiene la obligación de velar por la utilización efectiva de los equipos. Lo primero es documentar la detección y la actuación correctora (recordatorio, refuerzo de formación, revisión de la idoneidad del equipo, que a menudo es la causa real del rechazo). Si persiste, el incumplimiento del trabajador puede tener consecuencias disciplinarias conforme al artículo 29.3 de la LPRL.