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Coordinación de actividades empresariales: qué papeles pedir y en qué orden

Por el equipo técnico de IndustriaKit · Más de 15 años de experiencia en el sector industrial · Actualizado: 2 de agosto de 2026 · Lectura: 9 min

La coordinación de actividades empresariales (CAE) es, en la práctica, el trámite que más tiempo consume en una planta con contratas y el que peor se documenta. Casi nadie discute que haya que hacerla: lo que falla es qué se pide, a quién y cuándo. El resultado habitual es una carpeta con doscientos PDF de los que la mitad están caducados y ninguno demuestra lo que el inspector va a preguntar.

Este artículo ordena la CAE como lo que es: una secuencia con cuatro figuras, siete medios posibles y un puñado de documentos que sí importan.

Qué obliga exactamente el RD 171/2004

El Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Se aplica siempre que en un mismo centro de trabajo coincidan trabajadores de dos o más empresas, incluidos trabajadores autónomos. No hay umbral de tamaño ni de duración: una hora de un soldador externo en tu nave ya activa la obligación.

Lo que el reglamento exige no es «tener papeles». Exige tres cosas encadenadas: que las empresas se informen mutuamente de los riesgos que se generan entre sí, que esa información llegue a los trabajadores que la necesitan, y que el resultado se aplique mediante alguno de los medios de coordinación previstos. Los documentos son la prueba de que las tres cosas ocurrieron, no el fin en sí mismo.

Las cuatro figuras: no todas tienen las mismas obligaciones

El error de partida más caro es tratar a todas las empresas por igual. El reglamento distingue:

• Empresario concurrente (art. 4). Cualquiera que tenga trabajadores en el centro. Debe informar a los demás de los riesgos graves o muy graves que su actividad genere para el resto, hacerlo por escrito, y comunicar de inmediato cualquier accidente o situación de emergencia. Es la obligación mínima y es recíproca.
• Empresario titular del centro (arts. 7 y 8). Quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro. Debe informar de los riesgos propios del centro, de las medidas de prevención y de las medidas de emergencia, y además impartir instrucciones a los concurrentes. La información se da antes del inicio de los trabajos y por escrito cuando los riesgos sean graves o muy graves.
• Empresario principal (art. 10). Quien contrata o subcontrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad que se ejecutan en su centro. Suma un deber de vigilancia: debe exigir por escrito a contratistas y subcontratistas que acrediten haber evaluado los riesgos y planificado la actividad preventiva de los trabajos contratados, y comprobar que han cumplido sus obligaciones de información y formación con sus trabajadores.
• Trabajador autónomo. Tiene deberes de cooperación e información equivalentes a los del concurrente, aunque no tenga trabajadores a su cargo.

Una misma empresa puede ser las tres cosas a la vez, y una contrata puede ser a su vez titular de la zona que se le cede. Antes de pedir un solo documento, escribe en una línea qué figura eres tú en esa relación concreta. De ahí sale todo lo demás.

Los medios de coordinación que puedes elegir

El artículo 11 enumera, sin cerrar la lista, los medios disponibles. De menor a mayor intensidad:

• Intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.
• Celebración de reuniones periódicas entre las empresas.
• Reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud o, en su defecto, de los empresarios con los delegados de prevención.
• Impartición de instrucciones.
• Establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención o de procedimientos o protocolos de actuación.
• Presencia en el centro de recursos preventivos.
• Designación de una o más personas encargadas de la coordinación.

La designación de encargado de coordinación pasa a ser el medio preferente cuando concurren dos o más de las circunstancias del artículo 13: actividades peligrosas o con riesgos especiales, dificultad para controlar las interacciones entre actividades, incompatibilidad entre actividades simultáneas o especial complejidad por el número de empresas o de trabajadores. No es una recomendación estética: si tu planta cumple dos de esas cuatro y no has designado a nadie, tienes un problema difícil de explicar.

La documentación, en el orden en que hay que pedirla

El orden importa porque cada bloque condiciona al siguiente. Pedirlo todo de golpe en un correo genérico es la forma más segura de recibir un ZIP inservible.

Bloque 1 — Antes de adjudicar el trabajo (empresa). Alta de la empresa en la Seguridad Social, certificado de estar al corriente en obligaciones con la Seguridad Social y con Hacienda, póliza de responsabilidad civil con recibo vigente, y acreditación de la modalidad de organización preventiva: servicio de prevención propio, mancomunado o el concierto con el servicio de prevención ajeno y sus especialidades.

Bloque 2 — Antes de pisar el centro (trabajo concreto). Evaluación de riesgos de los trabajos contratados, no la evaluación genérica de la empresa; planificación de la actividad preventiva derivada de ella; y el procedimiento de trabajo si la actividad lo requiere. Este es el bloque que el empresario principal está obligado a exigir por escrito, y el que más veces llega como un documento estándar que no menciona ni tu instalación ni la tarea real.

Bloque 3 — Por cada persona que entra. Alta en Seguridad Social del trabajador concreto (IDC o documento equivalente); formación en prevención recibida conforme al artículo 19 de la LPRL, específica del puesto y de los riesgos de la tarea; constancia de la información del artículo 18; certificado de aptitud derivado de la vigilancia de la salud; y registro de entrega de los EPI necesarios. Un matiz que conviene tener claro: puedes exigir el certificado de aptitud —apto, apto con limitaciones, no apto—, pero no los datos de salud que hay detrás. Son datos de categoría especial y pedirlos te crea a ti un problema de protección de datos, no a la contrata.

Bloque 4 — Por cada equipo que entra. Declaración UE de conformidad y marcado CE de la máquina o, si es anterior, acreditación de su adecuación conforme al RD 1215/1997; último mantenimiento o revisión reglamentaria cuando proceda; y para equipos de elevación, plataformas o equipos a presión, el certificado de la inspección periódica en vigor.

Bloque 5 — Durante la ejecución. Acta de la reunión inicial de coordinación con la lista de asistentes firmada; instrucciones impartidas y acuse de recibo; permisos de trabajo específicos —trabajos en caliente, espacios confinados, altura, LOTO—; parte de presencia del recurso preventivo cuando sea exigible; y registro de incidencias y de su cierre.

Los cinco fallos que se repiten en todas las plantas

• Pedir todo a todos. Al transportista que descarga en el muelle no le pides la evaluación de riesgos de una obra. Le informas de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia, y lo registras. Sobrecargar el trámite hace que nadie lo cumpla, incluidos los casos en que sí es obligatorio.
• Documentación genérica. Una evaluación de riesgos que no nombra tu instalación no acredita nada. Es el hallazgo más frecuente.
• Caducidades sin control. Certificados de estar al corriente, aptitudes médicas, formaciones y pólizas vencen en fechas distintas. Sin un vencimiento por documento y un aviso previo, la carpeta está caducada en seis meses y nadie se entera hasta que hay un accidente.
• Instrucciones sin acuse. Impartir instrucciones es un medio de coordinación válido, pero sin firma o registro de recepción no existe. Un correo con confirmación de lectura y el contenido de la instrucción vale más que un tríptico bonito.
• No cerrar el ciclo. La CAE no termina cuando entra la contrata. Las incidencias detectadas deben tener responsable, plazo y cierre documentado, igual que una no conformidad.

Cómo llevarlo sin morir en el intento

La CAE es un problema de seguimiento, no de almacenamiento. Lo que necesitas no es una carpeta compartida: es una tabla en la que cada fila sea una relación empresa-trabajo-persona y cada columna un documento con su fecha de emisión, su fecha de caducidad y su estado. Con eso, tres preguntas que hoy cuestan media mañana se responden de un vistazo: qué empresas tienen algo caducado, quién puede entrar hoy al centro y qué instrucciones se impartieron en la última reunión.

Añade dos automatismos y el sistema se sostiene solo: un semáforo por fecha de caducidad y un aviso a treinta días. Todo lo demás —la carpeta, el gestor documental, el portal del proveedor— es cómodo, pero es secundario frente a saber, en cualquier momento, qué falta y a quién hay que reclamárselo.

Y una advertencia sobre plazos de conservación: el RD 171/2004 no fija un plazo único. El criterio prudente es conservar la documentación mientras dure la relación y varios años después, tomando como referencia los plazos de prescripción de las infracciones en el orden social. Guardar de más cuesta poco; no poder acreditar una coordinación de hace dos años cuesta mucho.

Preguntas frecuentes

¿Quién es el empresario principal en una contrata?

El que contrata o subcontrata con otra empresa la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollan en su propio centro de trabajo. Si el servicio contratado no forma parte de tu actividad productiva —por ejemplo, una limpieza de oficinas ajena al proceso—, sigues siendo empresario titular del centro, con deberes de información e instrucciones, pero no asumes el deber de vigilancia reforzado del artículo 10 del RD 171/2004.

¿Es obligatorio designar una persona encargada de la coordinación?

No siempre. Es uno de los siete medios de coordinación del artículo 11 del RD 171/2004 y se considera medio preferente cuando concurren dos o más de las circunstancias del artículo 13: actividades peligrosas o con riesgos especiales, dificultad de control de las interacciones, incompatibilidad entre actividades simultáneas o especial complejidad por el número de empresas o trabajadores concurrentes. Fuera de esos casos puedes optar por reuniones, instrucciones o procedimientos conjuntos, siempre que dejes constancia.

¿Puedo exigir a la contrata los reconocimientos médicos de sus trabajadores?

Puedes exigir el certificado de aptitud para el puesto, que solo indica si la persona es apta, apta con limitaciones o no apta. No puedes exigir el contenido del reconocimiento ni ningún dato de salud: son datos de categoría especial y su acceso está reservado al personal sanitario del servicio de prevención conforme al artículo 22 de la LPRL. Solicitarlos te expone a ti a un incumplimiento en materia de protección de datos.