Cuánto tiempo guardar cada registro de prevención y seguridad industrial
Te has preguntado alguna vez si puedes tirar las actas de mantenimiento de extintores. O si hace falta guardar los partes de comprobación de la carretilla. La respuesta no siempre está clara en la norma, y cuando sí lo está, cambia según el tipo de registro.
Este artículo recorre los plazos que fija cada norma para cada documento, sin inventar cifras y sin promesas de cumplimiento. Si quieres profundizar en cómo organizar los papeles de la coordinación de actividades empresariales, tienes el artículo que ya publicamos sobre qué papeles se guardan en coordinación de actividades empresariales.
La pregunta que nadie responde en el BOE
El artículo 23 de la Ley 31/1995 obliga al empresario a conservar a disposición de la autoridad laboral el plan de prevención, la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, los controles del estado de salud y la relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales con incapacidad laboral superior a 1 día de trabajo. Pero la ley no dice durante cuántos años. Es la pregunta que más nos hacéis en planta, y la respuesta depende de a qué documento te refieras.
Lo que dice la LISOS sobre la prescripción
El artículo 4 del Real Decreto Legislativo 5/2000 establece que las infracciones en prevención de riesgos laborales prescriben al año las leves, a los 3 años las graves y a los 5 años las muy graves. Aunque la prescripción no es lo mismo que el plazo de conservación de documentos, muchos responsables de prevención usan esa referencia como suelo mínimo: si la autoridad puede abrir un expediente hasta cinco años después de la infracción, conviene tener los documentos de ese periodo accesibles.
El artículo 12 de la LISOS tipifica como infracción grave no llevar a cabo las evaluaciones de riesgos ni registrar ni archivar los datos obtenidos. Ahí se juega mucho: si no tienes la evaluación, o no puedes demostrarla, la sanción puede llegar aunque el problema original date de hace tres años.
Evaluaciones de riesgos y planificación preventiva
El Reglamento de los Servicios de Prevención, aprobado por el Real Decreto 39/1997, no establece un plazo de conservación para la evaluación de riesgos ni para la planificación de la actividad preventiva. Al no haber plazo expreso, lo habitual es conservarla de forma indefinida, al menos mientras no se sustituya por una evaluación nueva. Un trabajador puede reclamar por una enfermedad profesional; si no tienes la evaluación de hace años, lo tienes difícil para demostrar que se hizo.
En empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades del anexo I del citado reglamento, el artículo 2 permite integrar plan de prevención, evaluación y planificación en un único documento. Sea como sea, lo razonable es conservar cada documento mientras no se actualice o sustituya por uno nuevo.
Formación de los trabajadores
El artículo 19 de la Ley 31/1995 obliga a dar formación teórica y práctica suficiente en el momento de la contratación y cuando cambien las funciones o los equipos. No fija plazo de conservación del registro de esa formación, pero como documento empresarial lo razonable es guardarlo mientras el trabajador esté en la empresa y al menos tres años después de su baja, alineado con el período de prescripción de las infracciones graves.
Comprobaciones de equipos de trabajo
El artículo 4 del Real Decreto 1215/1997 exige que las comprobaciones de los equipos de trabajo las efectúe personal competente, que sus resultados se documenten y estén a disposición de la autoridad laboral, y que se conserven durante toda la vida útil de los equipos. Esto no dice cinco años ni tres: dice toda la vida útil del equipo. Si la carretilla de tu nave lleva funcionando desde que se compró, guardas todas las comprobaciones que se hayan hecho desde entonces.
Es uno de los plazos más claros y más desconocidos a la vez. En la práctica, muchas empresas no lo cumplen y acumulan partes sueltos sin fechar ni firmar.
Mantenimiento de instalaciones de protección contra incendios
Aquí la norma sí es concreta. El artículo 21 del Real Decreto 513/2017 (RIPCI) obliga a tener las actas de mantenimiento a disposición de los servicios de industria de la comunidad autónoma durante al menos 5 años desde su expedición. El anexo II del mismo decreto refuerza esta obligación: tanto la empresa mantenedora como el titular deben conservar la constancia documental del programa de mantenimiento preventivo durante al menos 5 años.
Además, el artículo 13 del reglamento aprobado por el Real Decreto 164/2025 establece que de cada inspección periódica se levanta un acta firmada por la persona inspectora y por el titular. Esas actas también se guardan al menos 5 años según el RIPCI.
5 años no es casual: coincide con el plazo de prescripción de las infracciones muy graves en LISOS. Si la instalación no pasó revisión y hubo una deficiencia, la inspección puede demostrar que el mantenimiento se había descuidado incluso antes de que se manifestara el problema.
Si necesitas organizar los registros del plan de emergencia, en Plan de emergencia y simulacro tienes qué hay que registrar para que valga.
Errores típicos al archivar
Tirar las actas de mantenimiento de extintores porque "ya se habrá cumplido el plazo". No es cierto: el RIPCI exige 5 años y la prescripción de las muy graves llega a los 5 años, así que pasado ese plazo con margen es cuando puedes destruir, no antes.
Guardar partes de equipos de trabajo en una carpeta sin fechar ni identificar el equipo. El artículo 4 del RD 1215/1997 exige que los resultados estén documentados y a disposición de la autoridad laboral: un papel sin fecha no demuestra nada.
No diferenciar entre el archivo vivo (los últimos años accesibles) y el archivo histórico (lo que debe quedarse aunque no esté en uso inmediato). Si viene una inspección de industria o de trabajo, no tienes tiempo de rebuscar en cajas.
Mezclar en el mismo archivo los registros de prevención de riesgos laborales y los de seguridad industrial. Aunque compartan plazos, tienen normativas distintas y pueden pedirselos desde servicios diferentes.
Qué hacer ahora mismo
Revisa qué registros tienes accesibles y cuántos años se remontan. Clasifica por tipo: evaluación de riesgos, partes de equipos de trabajo, actas de mantenimiento de PCI, formación de trabajadores. Identifica los que puedas destruir ya y los que debas conservar de forma permanente o durante toda la vida útil del equipo.
Pon fecha y firma en todo lo que documentas. Si el parte de la carretilla no identifica el equipo ni la fecha de la comprobación, no sirve como prueba.
Archiva por tipo de registro y por año. Si dentro de tres años viene una inspección, no quieres estar buscando a mano entre torres de carpetas.
Y si tienes dudas sobre un registro concreto, consérvalo en lugar de destruirlo. El coste de guardar un papel es casi nulo; el de no poderlo presentar cuando haga falta, no tiene precio.
