Coordinación de actividades empresariales: quién pide qué y qué papeles se guardan
Si en tu planta entran a trabajar personas que no llevan tu nómina (una empresa de mantenimiento, un instalador, una ETT, el que viene a limpiar los conductos), estás dentro de la coordinación de actividades empresariales. No es papeleo por gusto: es el artículo 24 de la Ley 31/1995, desarrollado por el Real Decreto 171/2004, y es de las primeras cosas que pide un inspector cuando hay un accidente con una contrata de por medio.
La confusión habitual no es si hay que coordinarse. Es quién tiene que pedir qué.
Los tres papeles, y por qué importa cuál te toca
El reglamento no habla de "la empresa grande" y "la pequeña". Habla de tres situaciones, y una misma empresa puede estar en las tres a la vez el mismo día.
Empresario titular del centro. Eres el que tiene capacidad de poner y quitar medios en ese centro de trabajo. Tu obligación es informar a todos los que entran de los riesgos propios del centro (esa línea de aire comprimido, ese hueco, esa sustancia que se almacena ahí) y darles instrucciones para trabajar en él. Por escrito cuando el riesgo es grave o muy grave.
Empresario principal. Además de lo anterior, has contratado obras o servicios de tu propia actividad. Aquí aparece la obligación que más se descuida: el deber de vigilancia del artículo 10. No basta con informar; tienes que exigir a la contrata que acredite por escrito que ha hecho la evaluación de riesgos y la planificación preventiva del trabajo que viene a hacer, y que ha cumplido con la formación y la información de su gente.
Empresa concurrente. Cualquiera que trabaje ahí, tú incluido. Tienes que informar a los demás de los riesgos que tú generas, y avisar de inmediato de cualquier accidente o situación de emergencia.
Lo de "propia actividad" es donde se pierde mucha gente. Si fabricas piezas y contratas el mantenimiento de las máquinas que las hacen, eso es propia actividad. Si contratas la limpieza de las oficinas, normalmente no. La diferencia son varias obligaciones de más.
Qué documentación se pide de verdad
Aquí va lo que funciona en la práctica, separado entre lo que se pide siempre y lo que depende del trabajo concreto.
Un detalle que genera roces cada semana: la vigilancia de la salud. Se puede pedir el certificado de aptitud para el puesto. No se puede pedir el informe médico, ni el resultado de las pruebas, ni saber qué le pasa a esa persona. Es dato de salud, está protegido, y pedirlo te mete en un problema distinto.
Otro: la evaluación de riesgos que te entreguen tiene que ser de la tarea que van a hacer en tu centro. La evaluación genérica de la empresa contratista, la que sirve igual para una nave que para un tejado, no acredita nada.
Los medios de coordinación no son opcionales
El artículo 11 lista los medios de coordinación, y el 12 y el 13 desarrollan dos de ellos. Se elige el que corresponda al riesgo, no el que menos moleste:
- Intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas.
- Celebración de reuniones periódicas.
- Reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud.
- Impartir instrucciones.
- Establecer medidas específicas de prevención.
- Presencia de recursos preventivos en el centro.
- Designación de una o más personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas.
Cuando hay concurrencia de varias empresas y los trabajos son peligrosos o incompatibles entre sí, la designación de un coordinador de actividades preventivas deja de ser una opción elegante y pasa a ser lo que corresponde.
Los cuatro fallos que se repiten
- Pedir los papeles y no leerlos. Carpeta llena, certificados caducados dentro. Un archivo sin fecha de caducidad no vigila nada.
- Coordinar solo al principio. Se hace el intercambio inicial, entra la contrata, y seis meses después han cambiado la mitad de las personas y nadie lo ha revisado.
- No dejar rastro de las instrucciones. Si no hay acuse de recibo firmado, la instrucción no existe cuando alguien la busque.
- Olvidar a los autónomos. El RD 171/2004 les aplica. Un autónomo que entra a soldar tiene que darte información de sus riesgos igual que una empresa de cincuenta personas.
Por dónde empezar si ahora mismo no tienes nada
No hace falta un sistema grande. Hace falta un sitio único donde esté, por cada empresa que entra: quién es, qué viene a hacer, qué documentos ha entregado, cuándo caduca cada uno y quién lo revisó. Con eso ya respondes a la pregunta que hace la inspección, que casi siempre es la misma: enséñame lo que le pediste a esta empresa antes de dejarla entrar.
Si lo llevas en carpetas y correos sueltos, funciona hasta que hay un incidente. Ese día se nota.