Auditoría legal de prevención: quién está obligado y cada cuánto se repite
Llega un momento en que el servicio de prevención propio termina la planificación preventiva y alguien del equipo pregunta: "¿Cuándo nos toca la auditoría?". Si trabajas en una pyme industrial con prevención propia o mixta, la respuesta no siempre es clara. Vamos a dejarlo de una vez, sin rodeos.
La auditoría del sistema de prevención no es una inspección del taller ni un examen del día a día. Es una evaluación externa de cómo está montado tu sistema: si la evaluación de riesgos está actualizada, si la planificación tiene plazos reales, si los recursos humanos y materiales son los adecuados, si funciona la coordinación entre departamentos. Es una foto de la estructura preventiva, no del operario en su puesto.
¿A quién le afecta y a quién no?
El artículo 29 del Real Decreto 39/1997 lo dice sin margen de interpretación: si tu empresa no tiene concertado el servicio de prevención con una entidad especializada ajena, estás obligado a someter tu sistema de prevención a una auditoría o evaluación externa. Aquí está la primera clave.
- Si tienes todo concertado con un servicio de prevención ajeno (SPA): la auditoría no te corresponde. El SPA ya lleva la suya.
- Si tienes prevención propia, mixta o has asumido alguna función preventiva como empresario: la auditoría sí te afecta.
Según el artículo 11 del mismo real decreto, un empresario puede asumir personalmente la prevención en empresas de hasta 10 trabajadores (o hasta 25 si hay un único centro de trabajo), siempre que la actividad no esté en el anexo I, desarrolle su actividad de forma habitual en el centro y tenga la capacidad correspondiente. Pero incluso en esos casos, si no se ha concertado con un ajeno, la auditoría sigue siendo obligatoria.
Plazos: primera auditoría y repetición
El artículo 30 del Real Decreto 39/1997 establece dos plazos:
- Primera auditoría: dentro de los 12 meses siguientes a disponer de la planificación de la actividad preventiva. El reloj no empieza a contar cuando montas el servicio, sino cuando tienes la planificación escrita y aprobada.
- Repetición: cada 4 años en condiciones normales. Si tu empresa realiza alguna de las actividades del anexo I del mismo reglamento, el intervalo se reduce a 2 años.
El anexo I incluye actividades de especial riesgo: obra de construcción, industrias extractivas, trabajos con exposición a agentes cancerígenos o mutágenos, actividades con agentes biológicos del grupo 3 o 4, entre otras. Si no tienes claro si tu actividad está en esa lista, consúltalo con tu servicio de prevención.
¿Qué ocurre si no se hace?
El artículo 12 del Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) tipifica como infracción grave no someter el sistema de prevención a auditoría cuando la ley lo exige. Las multas van de 2.451 a 49.180 euros, según el grado (mínimo, medio o máximo). Las infracciones graves prescriben a los 3 años, pero ese plazo no elimina el riesgo durante ese periodo ni las consecuencias en caso de accidente.
Sin auditoría tampoco tienes un documento que avale ante un juez que tu sistema de prevención funciona. Si ocurre un accidente y se revisa la gestión preventiva, la ausencia de auditoría es un indicador claro de desatención a las obligaciones legales.
Qué se mira y cómo prepararse
La auditoría externa la realiza una entidad especializada con técnicos cualificados. Lo que van a revisar, en esencia:
- Que el plan de prevención existe y refleja la realidad de la empresa.
- Que la evaluación de riesgos está actualizada y cubre todos los puestos.
- Que la planificación preventiva tiene plazos definidos y se cumple.
- Que los recursos humanos y materiales son los adecuados.
- Que se ha coordinado con empresas externas cuando hay contratas trabajando en el mismo centro.
Un error frecuente en empresas pequeñas es creer que la auditoría es solo un examen de documentos. La evaluación incluye entrevistas con la dirección, los trabajadores y los representantes sindicales. Prepara al equipo, no solo al departamento de PRL.
Si trabajas también con instalaciones de baja tensión, tienes otra obligación periódica que suele coincidir en el tiempo: la que contamos en el artículo sobre inspección OCA de baja tensión. Y si en tu nave trabajan contratas, antes de la auditoría conviene revisar que la coordinación con ellas esté en regla; tienes los detalles en el artículo sobre coordinación de actividades empresariales.
Qué hacer ahora
Si tu empresa tiene prevención propia o mixta y no tiene toda la PRL concertada con un servicio ajeno, el primer paso es comprobar cuándo se aprobó la planificación de la actividad preventiva. Si han pasado más de 12 meses desde esa fecha y no se ha hecho auditoría, estás en situación irregular.
Revisa también si tu actividad está en el anexo I del Real Decreto 39/1997, porque entonces el intervalo es de 2 años en lugar de 4. Si tienes dudas, tu servicio de prevención puede orientarte.
Y si la auditoría toca pronto, reúne los documentos básicos: plan de prevención, última evaluación de riesgos, planificación preventiva con sus revisiones, registros de formación y vigilancia de la salud. Tenerlo ordenado antes de que llegue el auditor no solo facilita el proceso, sino que te permite detectar huecos con tiempo para corregirlos.
No es un trámite más. Es la prueba de que tu sistema de prevención está vivo y responde a lo que la ley pide.